L’unico modo per evitare con successo danni permanenti alla propria azienda consiste nel prevedere ogni scenario possibile e giocare d’anticipo. Ecco, quindi, 5 motivi per cui ogni leader dovrebbe stimolare la creazione di un dettagliato programma di risposta alle emergenze in azienda.
5 motivi per cui si dovrebbe creare un programma di risposta alle emergenze in azienda
Quando la maggior parte delle persone pensa al funzionamento di un’azienda, ciò che viene in mente è la gestione dei compiti amministrativi e operativi quotidiani o il lavoro svolto per fornire prodotti o servizi ai clienti. In questo contesto, se è vero che l’ottimizzazione di questi aspetti sarà tipicamente il più grande fattore determinante per il successo o il fallimento di un’azienda, prepararsi per eventuali incidenti o emergenze e gestirli efficacemente è un altro aspetto che può influire in modo drastico sulla sopravvivenza o sulla bancarotta di una realtà aziendale.
Le emergenze, essendo inaspettate e improvvise, rendono molto difficile preparare e mettere in atto una risposta efficace in tempi ristretti. Per questo motivo, tutte le aziende devono sviluppare un programma completo di risposta alle emergenze. Ecco 5 ragioni per creare tempestivamente un programma di risposta alle emergenze per la propria azienda.
1. Ridurre i tempi di inattività e rimanere in attività creando un programma di risposta alle emergenze
Secondo la Federal Emergency Management Agency (FEMA), quasi il 40% delle piccole imprese non riapre dopo aver subito un disastro. Questa statistica è la ragione numero uno per cui ogni azienda dovrebbe avere un piano di emergenza per evitare un destino simile. Ci sono una varietà di modi in cui un piano di risposta alle emergenze (ERP) può ridurre i tempi di inattività di un’azienda.
Che si tratti di dipendenti o appaltatori in grado di identificare e chiudere rapidamente la valvola principale dell’acqua o di avere accesso agli appaltatori facendo parte di un programma di fornitori preferiti, l’obiettivo resta poter ricorrere a un’azione rapida e decisiva. Quando c’è un piano da seguire, questo dà a un’azienda le migliori probabilità di limitare i tempi di inattività e tornare alle operazioni regolari quanto prima.
2. Educare i dipendenti
Mentre un’azienda sta creando il suo ERP, beneficerà incredibilmente della futura formazione dei suoi dipendenti. I dipendenti di un’azienda che sono coinvolti nella pianificazione di un ERP, infatti, si troveranno a imparare le basi per rispondere a un’emergenza, la sua importanza e qual è il loro ruolo se dovesse verificarsi un disastro.
Mentre le catastrofi sono piuttosto rare, un’azienda può sperimentare piccoli eventi isolati in cui questa educazione e pianificazione darà enormi risultati.
3. Identificare i fornitori preferiti da inserire nel programma di risposta alle emergenze
Un aspetto chiave di un ERP è l’identificazione dei partner che aiuteranno a ripristinare un’attività regolare. Avere una lista di vari appaltatori esterni con cui l’azienda ha già rapporti e alla quale si potrà rivolgere in caso di problemi aiuterà a ottenere il servizio il più velocemente possibile. Alcune aziende assistono le imprese nella creazione di un ERP in cambio di diventare, poi, un fornitore preferito. Creare una relazione con questi fornitori è estremamente importante.
4. Avere un luogo centralizzato per i documenti importanti
Cosa succede se non si può più accedere a documenti importanti o se vengono distrutti da un disastro? Questa è una domanda seria che ogni imprenditore dovrebbe porsi, ma molti non l’hanno mai fatto. Avere una posizione per conservare le copie digitali dei documenti importanti è un aspetto fondamentale di un ERP. Non è possibile che si possa avere ogni file caricato, ma almeno i progetti, le informazioni sull’assicurazione e i documenti del sistema di sicurezza antincendio sono alcuni must-have. Questi documenti assicurano che i soccorritori siano ben informati prima di entrare in un edificio e permettono a un’azienda di dare indicazioni senza dover entrare in quella che è spesso una proprietà non sicura.
5. Migliorate la sicurezza e i benefici assicurativi presentando un programma di risposta alle emergenze
Infine, creare un ERP renderà qualsiasi ambiente di lavoro un posto più sicuro. Sapere che l’azienda e i dipendenti sono al sicuro è un vantaggio ma, quando arriva il momento del rinnovo dell’assicurazione, anche la propria compagnia assicurativa dovrebbe prenderne atto. La maggior parte delle compagnie chiederà un piano di sicurezza generale per gli sconti, ma sorprendentemente non vi chiederà un ERP. Presentarne uno senza che venga richiesto quando si chiede un programma di sicurezza impressionerà sicuramente qualsiasi compagnia assicurativa.
