Quante volte nel lavoro e nella vita personale c’è capitato di trovarci in una situazione in cui abbiamo l’urgenza di lavorare allo stesso incarico con persone che si trovano in luoghi diversi e che devono collaborare allo stesso documento o iniziativa?In azienda, ad esempio, accade quando abbiamo un problema urgente da risolvere con un nostro cliente, ma sono diverse le figure professionali che si occupano di risolvere il problema, ciascuno per le sue aree di competenza. Altri esempi di situazioni da gestire sono tutte quelle in cui tradizionalmente sono implicate più persone nelle decisioni, sia aziendali che in ambito domestico, per aumentare complessivamente efficacia ed efficienza.
Ma anche situazioni in cui un medico, che tradizionalmente lavorava da solo per prescrivere al proprio paziente un protocollo di riabilitazione, può desiderare di coinvolgere il paziente stesso e la sua famiglia in modo tale da fornire i migliori suggerimenti personalizzati sulle esigenze del paziente e della famiglia stessa, magari facendo in modo che tutti i dati del paziente vengano tracciati per potere vedere il miglioramento delle patologie nel tempo.
Nella vita personale non sono inusuali le situazioni in cui i diversi componenti del nucleo familiare devono prendere decisioni quali l’acquisto di uno specifico prodotto che ogni membro poi vorrà utilizzare (come ad esempio l’auto) o la casa stessa e vogliono condividere real time le informazioni sul potenziale acquisto.
Similmente in azienda, uno scenario tipico è quello di trovarsi a scambiarsi un numero elevato di email, di rivedere le varie interazioni del cliente attraverso diversi software di supporto al cliente, di verificare i dati clienti attraverso i software del CRM, includendo dati di inventario dall’ERP, di pricing e molti altri strumenti come chat, video conferenze e altri.
Ecco, non certo uno scenario incoraggiante che aiuti a semplificare ed accelerare il processo di risoluzione di un eventuale problema.
Alcuni giorni fa Microsoft ha lasciato tutti a bocca aperta quando, ad Orlando nella conferenza Microsoft’s Worldwide Partner Conference (WPC 2015), ha affermato durante la loro convention annuale che c’è una soluzione che semplifica tutto questo. Il CEO Satya Nadella ha presentato infatti il progetto Gigjam. Nadella ha spiegato nel suo keynote che Microsoft vuole davvero risolvere le sfide sia di business che personali migliorando la collaborazione tra app e device attraverso il nuovo progetto chiamato GigJam.
GIGJAM, L’INTERFACCIA CHE REINVENTA LA PRODUTTIVITA’ IN UFFICIO
GigJam, mette insieme tutti i vari pezzi e le varie figure coinvolte in un’unica interfaccia o con un unico strumento in cui in modo sincrono tutti gli attori coinvolti possano essere informati tempestivamente e contestualmente intervenire per l’effettiva risoluzione del problema, in modo che tutti abbiano accesso real time alle proposte di soluzione e possano intervenire loro stessi.
Ma come fare in modo che le singole persone possano intervenire per le loro aree di competenza? Come avere un record dell’intero workflow così che si possano utilizzare le informazioni in seguito?
Gli scenari descritti sopra sono piuttosto comuni, ma fino ad oggi le soluzioni proposte nel mercato per la risoluzione di quella tipologia di criticità non presentavano una soluzione univoca. Oggi con email, social network, screenshots, web-conferencing, task management e una lunga lista che potremmo fare di molti altri strumenti, sicuramente passi avanti ne sono stati fatti molti. Ma forse GigJam è quello che davvero mancava ai team per potere collaborare facilmente a distanza nello stesso momento assicurando il fatto che ognuno abbia accesso alla sua singola parte di lavoro e competenza.
Vediamo allora in cosa il progetto GiGJam sembra davvero rivoluzionario.Innanzitutto, da cosa nasce l’esigenza di uno strumento come GiGJam? Dalla gig-economy, ovvero quel trend crescente di coloro i quali performano piccoli task per differenti clienti. Ad esempio piattaforme come TaskRabbit, Upwork (formerly oDesk) o Fiverr. Questo come concezione è simile solo che parte dal presupposto di coinvolgere i vari interlocutori per aiutarti a completare uno specifico task.
Ma come funziona Microsoft Project GigJam1? In sintesi la demo relativa alla risoluzione di un problema di lavoro con un cliente può essere sintetizzata nei seguenti step con relativa interfaccia grafica:
Step 1. Si inizia con un canvas vuoto.
Step 2. Si inseriscono tutte le informazioni necessarie tramite riconoscimento vocale, quali ad esempio lo stato dell’ordine di un particolare cliente e tutte le sue informazioni personali dati dalla scheda cliente. Il proprietario del gig inizia il lavoro aggiungendo application quali email, dati storici del cliente, dati di inventario e qualunque altra business app. Tutte le informazioni possono avere dei link in modo tale che tutti i campi, quali ad esempio il nome cliente, possa essere usato per filtrare tutto ciò che riguarda il cliente stesso, come ad esempio le email finora scambiate, le telefonate al customer service, quello che posta sui social, quello che ha acquistato e così via in modo da essere visibile ai membri del gruppo di lavoro o solo a parte di essi a seconda delle preferenze di chi ha creato il Gig.
Step 3. Vengono aggiungente ulteriori informazioni del cliente ad esempio le conversazioni avvenute via email o social network
Step 4. Una volta scelte le informazioni, con un semplice gesto circolare è possibile condividerle con altri utenti lasciando semplicemente fuori dal cerchio tutto ciò che non si desidera condividere. Usando gesti naturali quali ad esempio il gesto di cerchiare, l’utente a questo punto può inserire o escludere le informazioni che ritiene rilevanti per la risoluzione del problema che vuole condividere con altri membri. A quel punto l’owner che ha creato il GIG è pronto per condividere con altre persone le informazioni scegliendo quelle che possano essere solamente visualizzate, oppure lavorare sul documento insieme ad altri, oppure scegliere chi può svolgere il compito al tuo posto. In questo modo, il proprietario del gig ha il controllo totale di tutto quello che viene condiviso e delle operazioni che vengono svolte da ciascun membro chiamato nel gig.
Step 5. L’utente ricevente vedrà solo le informazioni che gli vengono mandate e non vedrà quelle che non sono state cerchiate. I riceventi del gig hanno così accesso live alle “micro-application” che sono appena state create dall’owner. Questo non sarà uno screenshot statico né tantomeno uno scrren condiviso dal pc di qualcun altro. Tutt’altro, è un applicazione reale, unica e diversificata per tutti i riceventi, fornendo così accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno. In questo modo ognuno può lavorare al task che gli è stato assegnato da svolgere, come ad esempio aggiornare caselle excel o file powerpoint o un sales record, cambiare l’inventario, completare un ticket problematico e così via. I riceventi del gig possono poi aggiungere applications e condividerle con altri membri non inclusi nel gig iniziale, ma che possono avere interesse o necessità di venire a conoscenza delle informazioni o decisioni prese.
Step 6. Condivisione su tutti i device, come si vede da questa immagine sotto, delle info disponibili via smartphone, tablet e desktop. Questo per fare in modo che tutti in ogni caso lavorino insieme per completare il lavoro richiesto
Step 7. a questo punto per risolvere il problema identificato è possibile anche comunicare ad esempio attraverso skype oppure una chat box per comunicare tra membri del team di lavoro. Le conversazioni in questo modo possono accadere in real time con voce, integrazione video o anche con aggiunta di commenti e/o note alla fine di ogni casella. Tutte le azioni svolte sono registrate in sequenza in modo tale che possono essere consultate dagli altri membri anche attraverso i bottoni forward, back e play.
In sintesi, GigJam, è un’applicazione fruibile sia da pc, sia da dispositivi mobile. Il proprietario del GIG può iniziare con un canvas bianco, a cui può aggiungere pezzi di informazioni richieste nello scenario da risolvere. E fin qui tutto bene, ma niente di veramente rivoluzionario, essendo che esistono diverse modi già per creare applicazioni composite ma ecco che a questo punto inizia la parte interessante. Per condividere le informazioni il proprietario del gig semplicemente dovrà cerchiare i componenti che vorrà condividere con altre persone, selezionare i destinatari e scegliere il livello di accesso che a loro volta questi interlocutori potranno avere.
In questo modo, se ci sono degli elementi specifici che non vogliono condividere, gli basterà tenerli fuori dal cerchio. Il tutto senza filtri o set multipli di permesso come accadeva finora.
La rivoluzione vera è quello che riceve chi viene chiamato in causa, ovvero non un’immagine statica o un link che ti rimanda all’applicazione, ma piuttosto un accesso real time live all’applicazione coinvolta. Praticamente possiamo parlare di una micro-application super personalizzata a seconda del profilo di chi riceve la “chiamata”. Facendo un esempio è come se condividessimo un file excel con alcune persone ed ognuna di loro può vedere le celle esatte che desideriamo che loro stessi aggiornino o ci lavorino sopra senza perdersi in tutte le altre celle, righe o colonne non di loro competenza. Oppure se condividiamo una presentazione invece di spedire diverse presentazioni a diverse persone, mandare la presentazione in cui ognuno sa quali sono le slide su cui lavorare, dando immediatamente dei task diversificati a seconda degli interlocutori, favorendo efficacia ed efficienza e nascondendo eventualmente le slide non di loro competenza o su cui ci sono margini di segretezza professionale.
Facendo un esempio che coinvolga diversi dipartimenti o divisioni aziendali, possiamo ipotizzare che il proprietario del gig mandi una richiesta alla logistica per aggiornare l’inventario, uno al finance per concedere uno sconto, uno al supporto client per rispondere al cliente e risolvere la criticità. Tre persone diverse, tre compiti diversi, ma tutte insieme real time possono lavorare alla risoluzione del problema, ciascuna per la sua area di competenza. A quel punto il proprietario del gig che ha lanciato la richiesta potrà vedere real time la soluzione prendere forma con la logistica che aggiorna il record nel ERP, il finance che aggiorna il prezzo e il support che cambia lo stato del “ticket”.
La cosa interessante di tutto questo è che il tutto potrà svolgersi utilizzando le applicazioni che già vengono utilizzate dalle aziende nelle singole operazioni, sia ad esempio che i sistemi utilizzati attualmente siano Dynamics, SAP, ZenDesk, Asana, Box, FreshBooks, e così via. Quell’applicazione a quel punto potrà essere mostrata ad ogni membro del gig. Per fare questo Microsoft ha lavorato estensivamente a codificare il link tra le varie applicazioni, come ad esempio il collegamento tra Dynamics e SAP, oppure link possono essere creati in tool come IFTTT e Zapier per creare un evento. Quello che ci si aspetta è che terze parti siano in grado di aggiungere link a GigJam, in modo tale da rendere più semplice per i loro prodotti la partecipazione al workflows.
GigJam è pensato per tutta quella parte emergente di forza lavoro che è sempre più connessa, disponibile e social che mai.
Con Gigjam un business può aspettarsi una trasformazione drammatica di ogni processo dove gli individui hanno contestualmente la necessità di lavorare in team e allo stesso tempo con i clienti.
Un altro esempio potrebbe essere quello di un ingegnere a cui viene assegnata la revisione di un macchinario e che potrà in questo modo accelerare il lavoro di manutenzione coinvolgendo direttamente quelli operai che si trovano più vicino al luogo dove è necessario intervenire verificandone real time la disponibilità e contestualmente essendo in grado di vedere lo stato di risoluzione del problema in modo tale da rispondere alle richieste dei vari player coinvolti. In questo modo si diminuisce anche il rischio di perdere clienti in quanto la risoluzione dei problemi diventa tempestiva.
Ma anche la gestione domestica può essere risolta con questi sistemi ad esempio in una situazione in cui si voglia coordinare un gruppo di persone ad acquistare un regalo per un compleanno o i figli su quali indumenti acquistare avendo i genitori che così hanno la possibilità di controllare il budget di spesa.
In pratica GigJam potrà essere davvero una rivoluzione poiché sono tendenzialmente illimitati sia gli esempi di task che svolgiamo con altre persone, sia quelli personali che richiedono un’organizzazione più strutturata delle informazioni. Banalmente, se stai mandando email a qualcuno vedere real time che sui social ha appena condiviso liete notizie come matrimonio, nuove nascite e chi più ne ha più ne metta, ti permette di personalizzare il messaggio e magari non scrivergli più il giorno del suo compleanno senza fargli gli auguri.
Con questo Microsoft forse ha inventato davvero un nuovo modo di collaborare.
Quanto tempo ci vorrà per far in modo che le aziende abbiano la possibilità di evolvere il modo in cui si compia il lavoro e si collabori tra le varie funzioni aziendali?
Siamo ancora all’inizio ma presumibilmente ne sentiremo molto parlare e si comincerà ad utilizzare in azienda dal prossimo anno. Quello che è certo è che tutte le persone coinvolte all’evento non appena hanno colto le vere potenzialità di questa soluzione, durante la demo sono rimaste tutte a bocca aperta. Il che lascia ben sperare. Increduli tutti sugli ambiti di applicazione possibili che GigJam permette.
Non è l’unica applicazione possibile di utilizzo quella di migliorare le modalità di gestione del workflow tra diverse figure professionali, infatti GigJam può essere utilizzato anche per migliorare la propria produttiviìtà personale creando connessione tra varie app utilizzate dal singolo utente che vengono utilizzate durante la giornata, evitando così il rischio di perdere contenuto andando back and forth tra varie fonti. Sicuramente il vantaggio è quello di migliorare la produttività personale, la gestione familiare, del team e complessivamente dell’azienda stessa nel suo complesso. GigJam infatti funziona su qualunque dispositivo.
GigJam potrebbe essere davvero in grado di cambiare il modo in cui le persone interagisco e di conseguenza potrà cambiare il mondo come è accaduto con internet prima, con gli smartphone e i social network poi. Staremo a vedere.
SILVIA VIANELLO
