Due decenni fa abbiamo forse visto l’automazione dei processi regolari in un’azienda attraverso la robotica o l’implementazione di qualche software, ma ora è una realtà. Secondo uno studio di McKinsey, il 40% delle attività lavorative svolte dall’uomo può ora essere sostituito con la tecnologia. L’automazione dei processi è un dato di fatto che è arrivato a migliorare l’operatività delle aziende tanto nella forma interna, attraverso la sostituzione di tutti quei lavori e processi ripetitivi, quanto quella esterna, cioè nell’attrazione e nella conversione dei clienti. A livello interno, e secondo lo studio citato, il 60% delle occupazioni lavorative potrebbe automatizzare il 30% o più delle loro attività costitutive. Ed esternamente, l’automazione dei processi, così come le attività di marketing, possono generare altri benefici come il corretto filtraggio dei lead qualificati o i processi promozionali personalizzati, tra gli altri punti chiave.
Perché l’automazione della vostra azienda è così importante?
L’automazione dei processi è un metodo la cui adozione dovrebbe già essere presa in considerazione dalle aziende. Questo metodo aiuta a configurare diverse funzioni sul pilota automatico senza che questo richieda più tempo e sforzo da parte del talento umano. Alcuni strumenti di automazione dei processi sono software all-in-one; pertanto, diversi punti operativi dell’azienda possono coesistere all’interno dello stesso ambiente senza che questo significhi una catastrofe.
Ad esempio, la gestione del marketing con la gestione del budget può essere gestito dallo stesso software in modo sincronizzato, uno che alimenta l’altro, per ottenere maggiori e migliori informazioni per aiutare la vostra azienda a prendere decisioni tempestive.
Se state ancora svolgendo tutti questi compiti manualmente, fermatevi un attimo a pensare a quanto tempo state sprecando per gestire e allineare il talento umano per sincronizzare le informazioni.
Allora non solo state perdendo tempo, ma state anche aggiungendo responsabilità al talento umano. Se riusciste ad automatizzare alcuni compiti potreste ridurre il vostro carico di lavoro e, come naturale conseguenza, risparmiare denaro nelle risorse umane, le quali devono comunque sviluppare competenze specifiche nell’era dell’automazione. Uno studio condiviso da ITChronicles indica che i dipendenti spendono circa 69 giorni all’anno in attività amministrative, con una perdita di 5 miliardi di dollari all’anno. Inoltre, il 67% degli intervistati ha dichiarato di essere d’accordo con l’implementazione dell’automazione dei processi nelle aziende, per il suo grande contributo a rimanere competitivi.
E se questo non bastasse, un rapporto condiviso da M-Files afferma che i professionisti possono trascorrere in media 18 minuti alla ricerca manuale di un documento. Quindi, alla fine, è essenziale adottare l’automazione dei processi, perché in questo modo razionalizziamo tutte le informazioni dell’azienda in modo naturale e organizzato. Così tutte le operazioni diventano più efficienti.
Vantaggi principali
Una volta individuate le esigenze della vostra azienda e tutte le azioni che volete automatizzare, iniziamo a valutare i principali vantaggi dell’automazione dei processi.
Risparmio di tempo
Se siete un piccolo team che si rivolge ad un segmento di mercato molto chiuso, l’automazione dei processi potrebbe non essere una delle azioni più immediate da intraprendere. Ma la sua rapida attuazione sta dando risultati direttamente legati alla crescita dell’azienda in tutti i sensi: clienti, espansione, vendite, ecc. E questi miglioramenti guideranno il processo di adattamento. Quando il team non è abbastanza, è anche necessario considerare l’adozione dell’automazione dei processi perché, come si può vedere, i professionisti dedicano troppo tempo a compiti manuali che aumentano il nostro intero budget.
Riduzione dei costi
Il software di automazione dei processi ha un approccio intelligente che consente di ridurre i costi, poiché riduce i compiti ripetitivi, la partecipazione del talento umano e il tempo per ogni compito; pertanto, i costi operativi dell’azienda vengono sistematicamente ridotti senza influire sul servizio clienti.
Produttività
Con l’imminente crescita dell’azienda, la produttività sta diventando una preoccupazione sempre più reale e intensa, perché l’esecuzione dei compiti per lotto è sostanzialmente ridotta. Con gli strumenti di automazione dei processi, la produttività viene portata ad un livello più alto e in pochi secondi. Una volta definito il programma di lavoro, il software esegue i comandi esattamente, nella giusta sequenza e nei tempi previsti.
Un altro vantaggio dell’automazione dei processi è la riduzione degli errori. Come esseri umani spesso commettiamo errori, che causano perdite di denaro e di tempo. Con l’automazione, gli errori comuni vengono eliminati dalle operazioni rispetto a quando vengono eseguiti manualmente.
Stabilità operativa
La somma di tutti i punti di cui sopra, vale a dire il risparmio di tempo e di costi, l’aumento della produttività e l’eliminazione degli errori, si traduce in ultima analisi nella stabilità operativa dell’azienda. Pertanto, otteniamo i risultati desiderati mentre l’azienda è in crescita.
Fasi per arrivare all’automazione
L’idea di automatizzare i processi in azienda aiuta sicuramente ad accelerare la crescita dell’azienda, ma da dove si parte quando si decide di iniziare questa conversione?
1. Determinare quali sono i compiti ripetitivi dell’azienda
È necessario comprendere a fondo il processo ciclico dell’azienda per trovare il flusso di lavoro che si ripete più spesso nel tempo e che generalmente consuma più tempo. Potete contare sulle persone interessate a ridurre il carico di lavoro e sui leader di ogni team per determinare i tempi di consegna, il tempo speso per ogni compito, ecc. È anche possibile misurare il tempo che il talento umano dedica al completamento di ogni compito, in modo da poter eliminare alcuni passaggi o semplificarli quando si applica l’automazione.
2. Stabilire gli obiettivi di business dell’azienda
Una volta individuato il problema e i compiti che richiedono più tempo e attenzione, si deve passare alla fase successiva: determinare quali sono i vostri obiettivi con l’adozione dell’automazione dei processi. Sono legati alle prestazioni? Alla riduzione dei tempi? Alla minore partecipazione della vostra forza lavoro? Alla diminuzione degli errori umani? Invece di creare obiettivi basati su una delle domande qui sopra, potreste voler adottare l’automazione per affrontare questo insieme di problemi.
3. Modellare il processo
È importante che prima di modellare il processo si consideri di creare un diagramma che consenta di sapere come i compiti saranno automatizzati, una volta che iniziano ad utilizzare un software. Alcuni dei dati che si possono utilizzare per iniziare a incarnare il processo automatizzato sono: Nome del processo, obiettivo (l’abbiamo visto prima), giustificazione, portata, partecipanti e diagramma di processo.
4. Selezionate lo strumento che automatizzerà i vostri processi
La fase successiva consiste nel selezionare il software che vi aiuterà ad automatizzare i compiti in base agli obiettivi precedentemente fissati. Considerate che ci sono diversi strumenti che vi aiutano ad automatizzare i processi, ma non tutti sono destinati ad esigenze specifiche. Quindi, prima di iniziare il processo di riflessione e di decisione, dovreste considerare come questo aggiunge valore al raggiungimento del vostro obiettivo. Funzionerebbe per voi?
È anche importante che il fornitore che decidete di assumere vi aiuti a modellare il processo in modalità beta o in un modo che si adatti al vostro business, e a vedere in tempo reale come funziona il vostro modello. Considerate che, a seconda delle vostre esigenze, potreste aver bisogno di più di un fornitore che vi permetta di gestire le vostre attività in modo sincronizzato e automatico
5. Addestrare il talento umano
In tempi di cambiamento la vostra forza lavoro può opporre una certa resistenza, ma poiché l’automazione dei processi è un passo fondamentale, dovete prendervi il tempo necessario per addestrarli. Si consideri che l’automazione esiste per eseguire compiti ripetitivi; tuttavia, questi flussi di lavoro non si gestiscono da soli. Devono essere gestiti in modo efficiente dal vostro team per capire come funziona l’architettura di questi programmi software per rendere i compiti più semplici. In breve, i flussi di lavoro devono essere gestiti da un team addestrato e deve essere dedicato del tempo alla loro formazione.
6. Eseguire il processo di modellazione
Si inizia con un esercizio di simulazione per risolvere dubbi e preoccupazioni man mano che si presentano. Definire quindi un punto di partenza per vedere il processo che si svolge automaticamente. Può trattarsi di una data, un ordine, un record, ecc. L’importante è definire ciò che è l’inizio in modo che il processo ciclico avvenga automaticamente.
7. Misurare gli indicatori più importanti per determinare le prestazioni del software
Quando si raggiunge questa fase, il software ha probabilmente il tempo di lavorare per raggiungere gli obiettivi prefissati. Il vostro team avrà anche familiarità con lo strumento di automazione dei processi. Pertanto, è giunto il momento di seguire gli indicatori. Ricordatevi dei vostri obiettivi e chiedetevi quali sono state le prestazioni dello strumento: quanto tempo, denaro, errori, siete riusciti a diminuire? Alcuni indizi per seguire il processo potrebbero essere:
Durata dall’inizio alla fine del processo;
Tempo medio per completare il compito;
Tempo medio per fasi;
Problemi frequenti durante l’esecuzione;
Sapete che misurare i risultati è fondamentale per avanzare all’interno di qualsiasi strategia. Il vostro software di automazione dei processi è parte della vostra strategia per raggiungere le prestazioni e la crescita dell’azienda; pertanto, dovete seguirlo correttamente.
Automazione dei processi amministrativi
Concentrarsi sull’automazione dei processi merita la partecipazione di gran parte del vostro team, a patto che tutti abbiano chiaro il proprio ruolo, soprattutto perché, come abbiamo detto prima, prima di automatizzare certi compiti è necessario fare un diagramma per definire i flussi di lavoro che faciliteranno i compiti. L’automazione dei processi amministrativi facilita l’incrocio delle informazioni provenienti da diverse aree dell’organizzazione. Ma, quali sono i processi più facili da automatizzare?
Tutto ciò che riguarda i movimenti amministrativi, le vendite, le risorse umane e il magazzino, attraverso le tecnologie del Business Project Management System, attraverso i sistemi di workflow. Per esempio:
Contratti e accordi;
Preventivi e fatture;
Pagamenti tramite fattura;
Appuntamenti e incontri;
Incorporazione di nuovi dipendenti;
Ordini di acquisto;
In generale, qualsiasi processo ripetitivo ad alto volume che richieda la partecipazione di più persone o che sia di natura sensibile e verificabile può essere automatizzato.
Automazione dei processi di marketing
Il marketing sarà sempre un asse molto importante, infatti è essenziale per generare opportunità di vendita. All’interno di quest’area ci sono elementi chiave da automatizzare, come ad esempio
Design del sito web
I sistemi di workflow forniscono anche soluzioni che consentono di migliorare i canali di comunicazione, come il sito web. Le soluzioni di automazione tengono traccia delle attività dei visitatori e degli utenti in tempo reale e forniscono consigli o suggerimenti ideali per motivare le conversioni sul sito. Si ottiene così un design del sito web sempre più adeguato al target a cui ci si rivolge.
Creazione di contenuti
La creazione di contenuti altamente personalizzati è un altro fattore chiave per migliorare la strategia di marketing; ma come sapete, la ricerca, l’analisi e l’aggiornamento sulle ultime tendenze è un compito che richiede tempo. A questo punto avete due opzioni: la prima è quella di esternalizzare i contenuti per ridurre il carico di lavoro del vostro team, e allo stesso tempo assicurarvi che le agenzie esperte costruiscano assolutamente tutto ciò che riguarda i contenuti altamente mirati. E il secondo è quello di prendere il controllo dell’automazione del processo di marketing per la creazione di contenuti attraverso tecnologie specifiche che permettono di tracciare gli argomenti di tendenza e di interesse per il Buyer Persona. Buzzsumo, Google Alerts, Feedly, tra le altre, sono alcune delle tecnologie che potete utilizzare a vostro favore per pianificare contenuti di interesse. Tuttavia, per inviare i contenuti creati alla persona giusta al momento giusto, è necessario pensare ad un sistema che permetta di filtrare la propria base di contatti in base a specifici indicatori, ma soprattutto alla loro fase del Buyer Journey.
Strategia di misurazione e monitoraggio
L’implementazione di una strategia di marketing attraverso l’ottimizzazione dei contenuti e dei siti web automatizzati non è l’unica azione da intraprendere per far crescere il business. Dobbiamo fidarci dei canali che ci permettono di sapere come stiamo progredendo, a quale livello siamo e cosa dobbiamo migliorare. Per fare ciò, un altro compito che può essere automatizzato e sincronizzato è la misurazione ed il monitoraggio della strategia. Un CRM (Customer Relationship Management) è l’alleato perfetto per poter creare un processo pulito che consenta di conoscere dettagli importanti, ma soprattutto per automatizzare quei compiti legati al marketing che sono solitamente ripetitivi, di natura sensibile, ad alto volume e costantemente controllati.
In breve, l’automazione sia dei processi amministrativi che di quelli relativi alle attività di marketing è un’azione necessaria e cruciale per aumentare la produttività e l’efficienza dell’azienda. Per poterlo adottare, incontratevi con il vostro team e analizzate quali dei processi dell’organizzazione richiedono più tempo, quali compiti sono ripetitivi e dovrebbero essere verificabili e quali azioni sono fondamentali per seguirli. In questo modo, e con le informazioni fornite nell’articolo, è possibile progettare un diagramma che sarà il primo passo per intraprendere il processo di automazione della vostra azienda, ottimizzandone la redditività e la crescita.
