Da questo periodo i dipendenti inizieranno ad andare in vacanza e sentirete la loro mancanza nel vostro team. Ci sono dei modi per gestire le vacanze sul lavoro.
È il momento di affrontare le vacanze
Da questo momento fino al prossimo autunno, a turno i membri del vostro team saranno assenti per le vacanze. Questo accade in ogni azienda e i leader devono avere una strategia per far funzionare le cose anche durante le assenze. Lo scopo è il buon funzionamento dei sistemi aziendali indipendentemente dalla stagione o dai livelli di forza lavoro. Quando i membri del vostro team saranno in ferie, dovrete affrontare questo momento di vacanza in modo produttivo, come se non ci fossero assenze.
Per questo è necessaria un’ottima strategia per gestire il lavoro.
Come gestire le vacanze del tuo team
Ci sono alcuni suggerimenti molto utili per riuscire a gestire nel modo migliore le vacanze del vostro team.
- Rivalutare le vostre capacità di pianificazione delle vacanze: un ottimo piano può aiutare i dipendenti a gestire il lavoro durante i momenti di inattività di alcuni membri. Avrete bisogno di un calendario che indichi i tempi consentiti per il tempo libero dei vostri dipendenti, in modo da riuscire a coprire sempre il loro lavoro.
- Tenere registri meticolosi: il tempo libero deve essere registrato. Avere un registro aiuta tutti ad aderire ad un piano e garantisce che nessuno nell’azienda tragga maggiore vantaggio rispetto ad altri. Dovrete assicurarvi che tutti rispettino i passaggi, così anche voi saprete sempre quali dipendenti sono presenti e quali assenti.
- Usare un calendario delle ferie: un calendario condiviso aiuta a gestire meglio il lavoro. I membri del team avranno autonomia e flessibilità e questo renderà tutto più semplice. Qualche piccola regola, come stabilire che nessun membro dello stesso dipartimento vada in vacanza contemporaneamente, assicurerà che tutto il lavoro rimanga sempre coperto.
- Creare e seguire una procedura: è bello essere una persona di cui la squadra ha bisogno, ma ci vuole una procedura chiara da seguire perché tutta l’organizzazione possa continuare a funzionare. I leader devono definire il processo prima di operare, affidarsi alle procedure di ferie per lavorare nell’interesse dell’azienda. Il tempo delle ferie ha un ruolo essenziale per mantenere in ordine i sistemi aziendali e la gestione del lavoro.
- Usare servizi esterni: l’equilibrio tra lavoro e vita privata è importante quanto la combinazione tra personale interno ed esterno.
Questo sistema assicura una copertura totale e continuità nel lavoro.
- Creare una cultura della responsabilità: se qualcuno si prende una pausa deve essere responsabile e garantire che il lavoro venga svolto in anticipo. Il dipendente deve anche essere incaricato della formazione del suo sostituto. La pianificazione della successione aiuta i dipendenti.
- Creare un piano per il tempo libero di riserva: è importante prepararsi ad un aumento imprevisto del carico di lavoro. Potete fare un elenco di professionisti che possono lavorare mentre gli altri sono in vacanza.
- Condividi un calendario per comunicare: grazie alla tecnologia è possibile creare un calendario in cui i dipendenti possano comunicare in modo efficiente, consentendo ai direttori di prepararsi in modo appropriato quando ci sono dei membri assenti.
- Tornare alle origini: chiedete ai dipendenti di informare i colleghi riguardo il loro lavoro e iniziate il prima possibile a gestire ogni mansione. Dovrete tornare alle origini e pensare in anticipo a tutto quello che deve essere fatto, cercando di essere sempre pronti in caso di crisi.
- Aggiungere contatti e strumenti: aggiungendo nuovi strumenti, grazie anche alla tecnologia, e mantenere i contatti con i liberi professionisti, aiuta a superare qualsiasi crisi. Questo facilita il trasferimento quando qualcuno è assente e aiuta il team a evitare situazioni di stress non necessarie.
- Assegnare compagni di squadra: formate gruppi di lavoro di due o tre persone, puntando tutto sulla comunicazione. Incoraggiate le persone del vostro gruppo ad essere raggiungibili durante il tempo libero condividendo i piani delle vacanze. In questo modo sostituire gli assenti sarà più semplice.
- Non abbandonate i compagni di squadra: non tenete mai all’oscuro le persone del vostro team e se ci sono degli ostacoli non abbandonate gli altri. Condividete il vostro lavoro e i vostri progressi, in modo da rendere la situazione lavorativa e l’organizzazione durante le ferie molto più facile.
- Pianificare in anticipo le responsabilità: quando un dipendente è assente, il team deve prendersi carico dei suoi compiti. Avere qualcuno per le sostituzione offre maggiore tranquillità ai dipendenti e consente di gestire il lavoro senza problemi.
- Puntare sulla comunicazione: prima delle vacanze è importante comunicare. Il passaggio dall’essere presente all’essere assente è agevolato con un po’ di preparazione e di comunicazione in più. La pianificazione delle ferie è una sfida, che si può tranquillamente affrontare.
- Stabilire un programma di condivisione del lavoro: stabilire un programma di condivisione del lavoro è fondamentale, soprattutto nel periodo delle vacanze. Dovrete garantire che il lavoro sia suddiviso equamente tra i membri del team, ma anche che tutti sappiano quello che devono fare quando qualcuno è assente.
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