In un panorama commerciale sempre più competitivo e digitalizzato, dove la velocità e l’accuratezza delle informazioni sono cruciali, le aziende necessitano uno strumento che permetta loro di gestire e rendere coerenti ogni informazione. Ecco che, in questo contesto, il PIM diventa un mezzo essenziale. Ma cos’è e come funziona un PIM? Scopriamolo insieme grazie a GMDE, azienda leader di soluzioni innovative per la gestione dei dati e l’esperienza del cliente.
Che cos’è un PIM (Product Information Management)
Il PIM o Product Information Management è un sistema centralizzato per la gestione completa di tutte le informazioni relative ai prodotti. Questa soluzione consente alle aziende di raccogliere, gestire e distribuire informazioni sui propri prodotti in un’unica piattaforma, garantendo così coerenza e accuratezza.
Come funziona un sistema PIM: caratteristiche principali
Un sistema PIM opera attraverso un workflow ben definito, che si compone di diverse fasi. Inizialmente, i dati sui prodotti vengono raccolti da varie fonti, come fornitori, database interni e altri sistemi aziendali. Questo processo di raccolta è facilitato da strumenti di importazione che permettono di caricare informazioni in modo rapido e preciso.
Una volta raccolti, i dati vengono centralizzati in un database, dove possono essere organizzati e classificati. Le informazioni possono includere descrizioni dei prodotti, immagini, specifiche tecniche, prezzi e altre caratteristiche rilevanti. Il sistema di classificazione consente di raggruppare i prodotti in categorie, semplificando la ricerca e la gestione.
Il PIM offre anche strumenti di gestione del workflow che automatizzano processi come l’approvazione delle informazioni e la loro distribuzione verso i canali di vendita, come e-commerce, marketplace e negozi fisici.
Vantaggi e benefici dell’implementazione di un PIM
Implementare un PIM per la gestione delle informazioni sui prodotti comporta numerosi vantaggi competitivi e operativi per le aziende, tra cui:
- riduzione degli errori: avendo un unico database dove vengono inserite tutte le informazioni si possono evitare errori e discrepanze e garantire uniformità e coerenza in ogni canale;
- accelerazione del time-to-market: il PIM permette di lanciare nuovi prodotti più rapidamente grazie a un processo di gestione delle informazioni snello e di conseguenza miglioramente la rapidità del time-to-market;
- miglioramento della qualità dei dati: con un PIM, le informazioni vengono continuamente aggiornate e verificate, il che porta a un catalogo prodotti più accurato e dettagliato.
Differenze tra PIM, MDM e DAM
È importante chiarire le distinzioni tra PIM (Product Information Management), MDM (Master Data Management) e DAM (Digital Asset Management). Sebbene tutti e tre i sistemi gestiscano informazioni, ognuno ha un focus diverso.
Il PIM si concentra esclusivamente sulla gestione delle informazioni di prodotto e assicura che le informazioni siano coerente e accurate su tutti i canali di vendita. L’MDM si occupa della gestione dei dati di riferimento all’interno di un’organizzazione, integrando informazioni da diversi dipartimenti per fornire un’unica vista delle informazioni aziendali.
Infine, il DAM gestisce tutte le risorse digitali come foto, video, permettendo la loro organizzazione e distribuzione.
Elementi chiave di un sistema PIM
Un PIM si differenzia per alcuni elementi chiave che lo compongono:
- database centralizzato: per memorizzare tutte le informazioni di prodotto in un’unica posizione;
- strumenti di importazione/esportazione: per facilitare il caricamento e la distribuzione dei dati;
- sistema di classificazione: per organizzare i prodotti in categorie e sottocategorie;
- gestione del workflow: per ottimizzare i processi di approvazione e distribuzione delle informazioni;
- funzionalità di localizzazione: per adattare i contenuti ai vari mercati.
Casi d’uso e applicazioni pratiche del PIM
I casi d’uso di un PIM sono molteplici e variano a seconda del settore. Ad esempio, nel settore e-commerce, un PIM può facilitare la gestione di cataloghi ampi e complessi, consentendo una rapida pubblicazione di nuovi prodotti.
Nel settore retail, invece, il PIM assicura che le informazioni siano sempre aggiornate e coerenti tra i vari canali di vendita. Infine, nel settore manifatturiero, il PIM consente una gestione più efficace delle informazioni tecniche e delle specifiche di prodotto.
Come scegliere il sistema PIM più adatto
Per scegliere il sistema PIM più adatto è importante elaborare diverse considerazioni e cercare la soluzioni che risponda meglio alle esigenze produttive e operative della propria azienda. Un esempio potrebbe essere: Quali canali di vendita utilizziamo? Quali sono le fonti delle informazioni sui prodotti?
Una volta ottenute queste risposte è necessario valutare le funzionalità chiave dei vari sistemi PIM come la possibilità di integrarlo in altri sistemi già esistenti in azienda, o il supporto di varie lingue e di una modalità di localizzazione.
Implementazione di un sistema PIM: fasi e best practice
Per implementare un sistema PIM da zero è importante seguire diverse fasi ma soprattutto affidarsi ad un’azienda esperta in consulenza e implementazione di queste soluzioni. La prima fase è sicuramente l’analisi delle esigenze e delle necessità dall’azienda. In seguito, ci si può concentrare sulla scelta della soluzione PIM più adatta e iniziare con la migrazione dei dati.
Infine, una delle fasi più importanti perché l’implementazione assicuri dei risultati soddisfacenti è non dimenticare di formare le risorse che dovranno utilizzare il PIM. La formazione del personale è una parte essenziale del processo. Una volta conclusa l’implementazione è di fondamentale importanza continuare a monitorare i dati e, se presenti delle mancanze o dei risultati non soddisfacenti, apportare continui miglioramenti.
