Il 7 settembre, Melissa Cameron è uscita dalla sua casa a sud di Londra ed è salita su un taxi prenotato in anticipo. Era il suo primo giorno di rientro in ufficio da fine marzo, da quando il suo datore di lavoro, della la società di private equity Advent International, ha chiesto a tutti di lavorare da casa.
Un viaggio privato per andare al lavoro è un lusso per Cameron, che in passato ha usato la bicicletta, ma che normalmente si sposta in treno. Quando Advent ha iniziato a discutere sulla riapertura dell’ufficio di Londra, Cameron si è trovata in una situazione difficile: mentre bramava le interazioni umane dell’ufficio, non era disposta a prendere i mezzi pubblici per paura di prendere il virus.
Era diffidente anche a causa della paura di essere infettata sul posto di lavoro. Insieme a molti dei suoi colleghi, decise che era più sicuro restare a casa.
Questo mese ha cambiato idea quando l’azienda ha inviato un’e-mail a tutti i 102 dipendenti dell’ufficio di Londra, offrendo loro di coprire i costi dei taxi per partecipare alle riunioni del team, ma non per i normali spostamenti quotidiani. Advent fornisce anche kit quindicinali di test a domicilio e richiede che i dipendenti abbiano avuto un test negativo nelle ultime due settimane per avere diritto all’ingresso.
“Stiamo cercando di far tornare le persone al lavoro il più possibile”, dice James Brocklebank, un managing partner di Advent. “Siamo un’azienda di investimenti ed è sempre meglio incontrare le persone di persona, ma a parte questo è importante per il morale dei dipendenti e la salute mentale”.
Non c’è assolutamente alcun obbligo per le persone che non vogliono venire, aggiunge.
Incentivare i dipendenti a tornare in ufficio: alcuni esempi
Advent non è l’unica impresa a dover ripopolare gli uffici. La linea guida del governo promuove attivamente il ritorno sul posto di lavoro, ma si teme che ciò avvenga troppo lentamente. Nonostante un piccolo rialzo a Londra dopo le festività di agosto, molti lavorano ancora da casa. Il numero di passeggeri della metropolitana di Londra prima delle 10 del 1° settembre è sceso del 69 per cento su base annua.
I dati suggeriscono che circa il 54% dei lavoratori britannici è riluttante a fare la transizione, e che il pendolarismo è la loro maggiore preoccupazione. L’ultima settimana di agosto è stata la prima volta che più della metà della forza lavoro britannica è tornata in ufficio – a un ritmo più lento rispetto a Francia, Germania, Italia e Spagna.
I datori di lavoro possono cercare di convincere i dipendenti a tornare al lavoro, a condizione che sia sicuro e che abbiano effettuato le loro valutazioni dei rischi. Ma la maggior parte sta dando ai dipendenti la possibilità di scegliere, mentre alcuni stanno anche cercando di rendere l’ufficio più attraente attraverso degli incentivi. È un modo per minimizzare i rischi, dice Richard Fox, un senior partner all’interno del team di lavoro con Kingsley Napley. Forzare i lavoratori a tornare lascia i datori di lavoro aperti a responsabilità, e devono essere molto cauti con il rischio di una seconda ondata in arrivo.
L’azienda Bloomberg, specializzata in tecnologia finanziaria, media e dati, offre ai suoi 20.000 dipendenti in tutto il mondo un’indennità giornaliera di 75 dollari (55 sterline) per coprire i costi di trasporto a carico dei pendolari, sia che si tratti di servizi automobilistici, pedaggi, parcheggi o trasporti pubblici.
L’obiettivo è il benessere dei lavoratori, dice Ken Cooper, il responsabile delle risorse umane. I dirigenti sono intervenuti quando i dipendenti hanno iniziato a citare problemi di salute mentale. Si stavano rinchiudendo nei loro appartamenti e cercavano un ambiente confortevole da cui lavorare e un mezzo per arrivarci in modo sicuro. “Dormivo, lavoravo, mangiavo, socializzavo e mi rilassavo nello stesso piccolo spazio e avevo bisogno di un po’ di routine nella mia vita”, dice un dipendente Bloomberg di 25 anni che in seguito ha iniziato a sperimentare sintomi di ansia e depressione.
Dopo aver esaminato i costi dei taxi e dei parcheggi nelle città in cui opera l’azienda, Bloomberg ha stabilito che 75 dollari sono sufficienti ad alleviare “l’onere finanziario di un viaggio sicuro”, dice Cooper, dando alla maggior parte dei dipendenti la libertà di fare la scelta del pendolarismo con cui si sentono a proprio agio.
Altre aziende sono alla ricerca di mezzi di incentivazione più evidenti. Goldman Sachs, ad esempio, offre dieci giorni di assistenza per persona, oltre ai 20 giorni normalmente disponibili ogni anno. L’azienda offre anche la colazione e il pranzo da asporto gratuiti. Oltre a fornire kit di test per i dipendenti, Blackstone copre la spesa dei taxi per i dipendenti di Londra e New York che vogliono tornare in ufficio. JPMorgan utilizza JPM Park, un’applicazione per smartphone che permette ai direttori di donare posti auto presso il suo quartier generale di Canary Wharf ai giovani in auto.
Maciej Markowski, un esperto del luogo di lavoro aziendale, è preoccupato per le politiche che non rispondono alle esigenze di base dei dipendenti. “L’errore più grande che le aziende stanno facendo è pensare che si possano conquistare le persone con incentivi positivi”. Descrive le offerte di caffè gratis e di denaro extra come scorciatoie che non riescono ad affrontare il problema più profondo della sicurezza. Per riportare indietro i dipendenti, dice Markowski, le aziende devono concentrarsi sulla “rimozione della paura“, e questo va oltre la fornitura di trasporti privati. Il quarantacinque per cento dei dipendenti americani ha espresso la preoccupazione che i loro capi li riporteranno al lavoro prima che sia sicuro.
Markowski fornisce l’esempio di aziende come Price Waterhouse Cooper, che ha adottato un sistema di prenotazione delle scrivanie per assegnare le postazioni di lavoro dei dipendenti in una configurazione a scacchiera socialmente distanziata. Un sistema simile esiste a Bloomberg, dove un sistema interno gestisce l’assegnazione delle postazioni di lavoro in base alle esigenze di distanziamento sociale in ogni città. I dipendenti saranno informati se è richiesto un trasferimento della scrivania. Indica anche gli edifici myhive di Vienna, dove tornelli e ascensori sono controllati con l’applicazione per smartphone spaceOS, eliminando la necessità di toccare qualsiasi cosa o di parlare con chiunque. “Penso che si possano fare molte cose con la tecnologia a un piccolo costo”, dice Markowski.
Questi incentivi sono probabilmente l’inizio di una spinta più forte. Anche se la presenza in ufficio rimane per lo più facoltativa, alcune aziende, in particolare le istituzioni finanziarie, sono sempre più agitate all’idea di far tornare le persone. Vedremo un maggior numero di aziende che pagheranno per il trasporto privato, secondo Markowski, perché si tratta di una soluzione semplice che migliora la sicurezza.
Gli psicologi credono che queste strategie non possano andare oltre. Poiché gli incentivi presuppongono che le persone rimangano a casa per un certo motivo, essi motiveranno le persone solo laddove hanno attinto alla causa di fondo, dice la psicologa del lavoro Rachel Lewis. Così come pagare i taxi tenterà chi ha paura dei trasporti pubblici, il cibo gratuito farà appello a chi rimane a casa per risparmiare. Il problema è che c’è un’enorme varietà di motivazioni per le persone che rimangono a casa, e queste trascendono la sicurezza e le finanze. “Se vogliamo offrire incentivi, essi devono essere individuati e basati sull’aver avuto un’adeguata conversazione con i singoli dipendenti riguardo al ritorno al lavoro”, continua Lewis. “Avere un incentivo generale è un espediente e non funzionerà”.
Invece di chiedersi come tentare i dipendenti, Lewis ritiene che le aziende dovrebbero chiedersi se questo sia davvero nel loro interesse. La ricerca mostra che due quinti dei posti di lavoro negli Stati Uniti (37%), nel Regno Unito (43%) e nel Galles (40%) potrebbero essere svolti da casa senza significative perturbazioni economiche. In caso contrario, dovrebbero iniziare a rivedere le modalità di revisione delle loro strutture operative; in caso contrario, potrebbero dover prendere in considerazione politiche più severe. Metà dei banchieri d’investimento londinesi di JP Morgan sono stati incaricati di tornare a Canary Wharf, con un programma “settimana su settimana”.
Se le aziende cominciano a chiedere un ritorno in ufficio a tempo pieno, ci potrebbe essere un forte aumento delle richieste formali di lavoro flessibile, dice Harriet Calver, un associato senior dello studio legale Winckworth Sherwood. In base alle leggi sul lavoro flessibile, i dipendenti con un servizio qualificato di 26 settimane hanno il diritto di richiedere il lavoro flessibile, e un datore di lavoro può rifiutare una richiesta basata solo su uno degli otto motivi aziendali previsti dalla legge. Se i dipendenti hanno dimostrato di poter lavorare da casa in modo efficace durante la pandemia e non vi è stato alcun impatto negativo sulle loro prestazioni, sarà difficile per i datori di lavoro rifiutare una richiesta che richiede un certo grado di lavoro a domicilio e costringere i dipendenti a tornare in ufficio a tempo pieno, spiega Calver.
L’ufficio potrebbe diventare un luogo per affrontare le lacune del lavoro a domicilio, utilizzato per le riunioni con i clienti e la formazione, con meno scrivanie e spazi prevalentemente di squadra. Potrebbero diventare dominati dai dipendenti junior, che partecipano perché non hanno spazio a casa per lavorare. L’idea di un unico ufficio centrale potrebbe un giorno essere sostituita con vari hub locali. Il lavoro a domicilio era su una traiettoria ascendente anche prima del lockdown, dice Lewis, ed è ora di riconoscere che il mondo è cambiato.
