In un mondo sempre più digitale firmare ogni documento in forma cartacea sta rapidamente diventando una pratica in disuso, sostituita da quella più smart ed ecologica della firma elettronica. Si calcola che ogni giorno nel mondo vengano prodotti e fatti circolare circa 2 miliardi e mezzo di documenti PDF. Stampare, firmare a mano, scannerizzare e restituire al mittente ognuno di questi file avrebbe un costo davvero eccessivo in termini economici e di tempo (e, di conseguenza, di produttività del singolo e dell’azienda).
La soluzione? La firma elettronica, un processo che consente di apporre una valida autenticazione sui documenti digitali, naturalmente rispettando requisiti di sicurezza elevati e soddisfando norme e certificazioni rigide perché tale firma abbia un valore legale.
I vantaggi della firma elettronica
Scegliere di firmare i documenti in forma elettronica comporta numerosi vantaggi, tra cui:
- Semplicità e rapidità: è possibile firmare ovunque, anche dal cellulare, senza bisogno di accedere a una stampante e a uno scanner.
- Risparmio economico: la firma elettronica consente di tagliare i costi di carta, cartucce d’inchiostro, francobolli, marche da bollo.
- Impronta ecologica: la firma elettronica è amica dell’ambiente perché dematerializza i documenti e consente di evitare un inutile spreco di fogli di carta.
- Sicurezza: grazie a servizi affidabili come Yousign.com è possibile validare i propri documenti con una firma elettronica OTP (One-Time Password). Il provider invierà un codice necessario per firmare il documento e successivamente apporrà sul documento stesso un certificato elettronico che ne garantisce l’integrità. Yousign offre soluzioni riconosciute in tutta Europa e certificate eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Esempi di utilizzo della firma elettronica
La firma elettronica, in linea generale, può essere utilizzata su qualsiasi documento. Ci sono, tuttavia, alcune tipologie di contratti per cui ci si avvale sempre più spesso di una validazione diversa da quella cartacea, ovvero:
- i contratti di lavoro a tempo determinato, indeterminato, apprendistato, intermittente (a chiamata) e le promesse di assunzione;
- i contratti stipulati tra una banca e i suoi clienti come apertura e chiusura dei conti, prestiti e mandati SEPA di addebito bancario;
- gli accordi commerciali, per esempio fatture, preventivi, ordini di acquisto e contratti di vendita.
Le tipologie di firma elettronica
È possibile scegliere tra diverse tipologie di firma elettronica a seconda del livello di complessità e sicurezza di cui si ha bisogno. Non sempre un livello di sicurezza maggiore comporta un vantaggio, anzi, potrebbe persino essere controproducente. Per scegliere la firma più adatta alle nostre esigenze è bene considerare sempre un criterio fondamentale, quello della semplicità d’uso: una firma semplice (ma sicura) consente di risparmiare tempo ed energie.
La firma elettronica semplice corrisponde al primo livello di sicurezza e di riconoscimento legale nella firma di un documento, dal momento che non esiste un elenco di requisiti minimi per questa tipologia di firma. Si può però aggiungere un ulteriore passaggio di autenticazione, come il sistema di doppia autenticazione di cui dispone Yousign, dove un codice SMS ricevuto dal firmatario è necessario per firmare il documento. La firma elettronica semplice può essere utilizzata per documenti come contratti di vendita di beni mobili, contratti di lavoro e di locazione, ordini e conferme d’ordine, preventivi, informativa sulla privacy e dichiarazioni di riservatezza.
La firma elettronica avanzata (FEA), invece, ha un livello di sicurezza più elevato rispetto alla firma semplice perché deve soddisfare criteri di verifica più rigorosi. Per questo viene utilizzata per documenti come contratti assicurativi, apertura di conti bancari, contratti finanziari e vendita di immobili. Questo ulteriore controllo può avvenire tramite soluzioni come il caricamento e la verifica in tempo reale del documento di identità del firmatario.
