Già anni fa, Umberto Eco aveva riflettuto sul fatto che Internet potesse essere considerata come un immenso magazzino, ma non come memoria autentica.
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In questi ultimi anni, però, la realtà è che i documenti di aziende e PA nascono sempre più spesso digitali, anche attraverso portali web di accesso a servizi, e c’è stata una crescita esponenziale di informazioni giuridicamente rilevanti che si formano e transitano in rete. Si pone quindi in maniera sempre più pressante un interrogativo:
Come possiamo gestire e conservare correttamente la memoria autentica nella Società dell’Informazione e nelle plaghe sterminate del web?
Non ci si riferisce al dibattuto rapporto tra corretta informazione e diritto all’oblio che ha animato diverse discussioni in seguito alla decisione della Corte di Giustizia Europea del maggio 2014 e neppure al tentativo di archiviare l’evanescenza testuale dei tweet: il problema che ci poniamo è quello della corretta custodia in un archivio digitale di documenti giuridicamente rilevanti.
Conservare documenti, stratificandoli in piatti archivi, siano essi cartacei o digitali, non è sempre garanzia di memoria.
La memoria, per essere tale, implica la possibilità di ricostruire correlazioni tra gli oggetti che la determinano.Se pensiamo che sia sufficiente raccogliere dati e conservarli, senza utilizzare un criterio logico, senza garantirne l’affidabilità nel tempo e la sicurezza, non stiamo andando nella giusta direzione.
La strada per ritrovare la memoria
In un film di Christopher Nolan di qualche anno fa (Memento, 2000) il protagonista Leonard Shelby, affetto da amnesia, tenta di ricostruire gli avvenimenti del suo passato tatuandosi sulla pelle ciò che non deve dimenticare e scatta fotografie per tenere a mente i luoghi. Colleziona, dunque, parole e fotogrammi che si rivelano però illusori e ambigui, perché non sono strutturati in un sistema di correlazioni.
La memoria, infatti, non può essere data solo dall’accumulo di elementi: i dati, senza una logica che li colleghi e li strutturi, non porteranno mai alla ricostruzione esatta della verità.La digressione cinematografica ci aiuta a riflettere sul concetto di archivio e di memoria.
Il pericolo in cui si incorre quando si ha a che fare con i documenti informatici è proprio la gestione dei bit dal punto di vista esclusivamente tecnologico.
Senza le necessarie accortezze non sarà possibile rappresentare e consultare nel tempo i contenuti originari dei documenti e quindi preservarne correttamente l’affidabilità dal punto di vista archivistico e l’autenticità dal punto di vista giuridico.
In verità, il legislatore italiano impone da anni di iniziare a sfruttare al meglio la tecnologia digitale ai fini della corretta conservazione degli archivi digitali, suggerendo di tenere presente quella visione d’insieme necessaria per garantire procedure efficienti e trasparenti.
La normativa prevede che, in particolare, le pubbliche amministrazioni (ma le regole tecniche sono in gran parte mutuabili anche per le imprese e i professionisti) formino i propri documenti con strumenti informatici, li gestiscano e fascicolino in modo coerente e costruiscano, quindi, idonee strutture conservative internamente oppure si rivolgano all’esterno, a realtà accreditate, per la conservazione dei propri complessi documentari ( D. Lgs. 82/2005, art. 44-bis. ). In particolare,
i soggetti pubblici e privati che si candidano come outsourcee della PA devono sottoporsi a uno specifico iter di valutazione
e dimostrare di possedere tutti i necessari requisiti di affidabilità previsti dalla norma, al fine di ottenere l’accreditamento da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
La struttura che eroga il servizio in outsourcing deve dunque essere solida dal punto di vista economico, saper pianificare e monitorare le procedure – in modo da poter fare fronte alla rapida obsolescenza a cui sono soggetti gli strumenti e i supporti tecnologici -, definire i ruoli e affidare le responsabilità a specifici professionisti, in possesso di idonee conoscenze e competenze tecniche.
Qualora, poi, tali archivi siano di pubbliche amministrazioni, occorre considerare che sugli stessi – conservati all’interno della struttura dell’ente o affidati a conservatori accreditati – vigila anche la soprintendenza archivistica competente, nel rispetto di quanto disposto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (Art. 18 D.Lgs. 42/2004).
Cosa significa proporsi come conservatore accreditato?
Proporsi come conservatore accreditato vuol dire innanzitutto investire in termini di risorse economiche e umane sulla propria struttura. Consapevoli che prelevare documenti dal contesto nel quale essi sono stati originati, accogliendoli nel proprio sistema, è una procedura delicata, che comporta la conoscenza delle attività, delle peculiarità e delle esigenze specifiche dell’ente che ha prodotto il documento. Per questo motivo deve essere virtualmente ricreato quel legame che consenta di testimoniare chi ha prodotto il documento, quando lo ha fatto e per quale motivo. Sarà dunque quel nesso logico che si crea naturalmente tra i documenti fin dalla fase di produzione a dover essere preservato nel tempo, attraverso l’utilizzo dei metadati descrittivi, rappresentanti le informazioni aggiuntive che consentono il collegamento logico tra le singole unità archivistiche e documentarie che si sedimentano nell’archivio.
Ovviamente, per garantire il vincolo archivistico e il valore probatorio dei documenti conservati, l’informatica non basta.
Occorrono invece sistemi di conservazione “a norma” predisposti per assicurare nel tempo tali requisiti ai documenti conservati.
Sebbene infatti la tecnologia imponga di scendere a compromessi riguardo la forma del documento, consentendo l’utilizzo di diversi formati, di strumenti come la firma digitale (o altre tipologie di firma elettronica) per la sottoscrizione e la marca temporale (o altri riferimenti opponibili come il protocollo informatico) per l’assegnazione di data e ora certe, per quanto riguarda invece il contenuto non ci sono alternative, le variazioni in questo senso non sono consentite se si vuole fare in modo che il documento possa essere ritenuto non manipolato e dunque efficace per fini probatori e opponibile a terzi in giudizio.
PA e utenti sono in grado di sostenere questo cambiamento nella gestione dei propri documenti informatici?
Cerchiamo di capire cosa si aspetti (o – meglio – si dovrebbe aspettare) l’utente finale da questi servizi di gestione e conservazione di archivi digitali nelle pubbliche amministrazioni (e nelle imprese). Egli ovviamente chiede (o dovrebbe richiedere) di poter interrogare agevolmente l’archivio digitale e di consultare ed eventualmente ottenere copia autentica e/o conforme all’originale dei documenti di suo interesse.Attualmente l’utente ottiene facilmente questi servizi per i propri documenti e per tutti i documenti sviluppati in seno alla propria organizzazione, anche pubblica, che ormai deve essere intimamente digitale?Viene garantita agli utenti e alle organizzazioni titolari dei documenti la possibilità di ottenere e utilizzare i documenti conservati per gli usi consentiti dalla legge?Parrebbe proprio di no e sembrerebbe anche esserci poca consapevolezza di quali siano le principali garanzie che deve offrire un sistema di conservazione a norma.
A maggior ragione preoccupa, allora, quanto disposto dal Decreto Legislativo 127/2015 in materia di fatturazione elettronica, che all’articolo 1 comma 1 impone all’Agenzia delle Entrate di farsi erogatrice di un servizio gratuito di conservazione di questi documenti contabili – già a decorrere dal 1° luglio 2016 – rivolto alle PPAA e ai professionisti che fatturano verso la pubblica amministrazione.L’Agenzia sta predisponendo un sistema di conservazione in linea con la normativa? Attraverso quale struttura organizzativa espleterà tale funzione? E soprattutto ha senso che un professionista per conservare i propri documenti debba servirsi di un sistema centralizzato che non conosce e che è nella disponibilità della sua eventuale controparte processuale in un contenzioso tributario?
Il legislatore su tutto questo non fornisce ancora indicazioni precise.
Peraltro, tale previsione si aggiunge a quanto già disposto in altri contesti anche per i documenti del Processo Civile Telematico, per il Libro Unico del Lavoro, per le ricette e i certificati medici elettronici. Tutti questi documenti, conservati “obbligatoriamente” per nostro conto da organismi dello Stato, sono correttamente affidati a strutture che offrano sistemi di conservazione accreditati e che siano considerabili “parte terza affidabile” ai sensi dell’art. 44-bis del CAD? E – soprattutto – vengono offerte garanzie reali all’utente finale di questi servizi?
Il rischio che sembra paventarsi, dunque, è quello di un’eccessiva ingerenza da parte di uno Stato attualmente impreparato a gestire il cambiamento
Uno Stato che si fa invece promotore di iniziative di conservazione a costo zero in favore dei cittadini, sottovalutando gli oneri legislativi ed economici e la delicatezza delle procedure, a cui bisogna invece fare fronte con le necessarie risorse e competenze, per evitare dispersione e danneggiamento dei dati.Non è possibile, inoltre, ignorare l’esistenza di un mercato della conservazione che procede spesso più velocemente delle iniziative governative stesse nell’offerta di servizi e soluzioni tecnologiche e che sta investendo già nella corretta tutela degli archivi, anche pubblici, peraltro nella prospettiva – delineata dall’agenda digitale europea – dello sviluppo del mercato digitale.La domanda che dobbiamo porci è, quindi, quale futuro sia possibile garantire agli archivi digitali e quale sia il destino del nostro patrimonio documentale.
Il rischio maggiore è la creazione di grandi database pubblici, non in grado di dialogare tra loro, non interoperabili
Database contenenti semplici file, privi di idonee garanzie di autenticità, incapaci di attestare una provenienza certa e quindi la riconducibilità dell’atto al soggetto che lo ha prodotto. Inoltre, occorre considerare che anche in mancanza di idonee procedure fisiche e logiche di sicurezza si inficia facilmente la garanzia di integrità e autenticità del documento, negando così non solo il diritto di accesso per fini amministrativi, ma anche quello dei privati per la tutela dei propri diritti o interessi legittimi (o anche di ricerca scientifica).
Sappiamo di dover abbandonare (e in parte abbiamo iniziato a farlo) la “sicurezza” dei documenti cartacei, ben conservati nei cassetti delle nostre case (tutti abbiamo ancora in casa un piccolo archivio cartaceo fatto di ricevute, pagamenti, bollette e così via), ma il sistema che sostituirà queste vecchie abitudini, quello digitale, deve poterci garantire la stessa tranquillità, la stessa sicurezza di pieno possesso dei nostri dati e documenti, non farci sentire privati di documenti importanti, di nostro interesse, che sono detenuti e conservati (non sappiamo quanto con cura e a norma di legge) “lontano” da noi, e per lontano non si intende una distanza fisica, ma una situazione di indisponibilità e inaccessibilità.
La costruzione di archivi digitali non è, quindi, una questione da sottovalutare e più che dover correre ai ripari in corsa, o peggio ancora, lasciare il problema alle generazioni future, sarebbe opportuno pensarci per tempo e garantire al nostro patrimonio informatico una continuità e affidabilità nel tempo, a vantaggio dello sviluppo di un intero Paese. Ovviamente, per tutto questo, l’informatica non basta se non c’è una visione – illuminata – di fondo a guidarla.
ANDREA LISI (avvocato, Presidente Associazione ANORC)
ELENA LISI (archivista, responsabile attività istituzionali Associazione ANORC)
