Sappiamo tutti che la posta elettronica è il luogo in cui si svolge il vostro lavoro. Ma, nonostante il ruolo della vostra casella di posta di fulcro centrale della vostra vita professionale, la posta elettronica non era riuscita a diventare uno strumento di comunicazione più efficace, fino a poco tempo fa.
Perchè la posta elettronica ha peccato di innovazione?
Parte del motivo per cui la posta elettronica ha subito un ristagno è che si tratta di una delle più antiche tecnologie digitali ancora in uso quotidianamente. La prima “email” è stata inviata il 29 ottobre 1969, e le stiamo ancora inviando nel 2020. Alcune delle tecnologie di base si sono certamente evolute da quella prima e-mail, ma la maggior parte dei protocolli utilizzati risalgono al secolo precedente.
SMTP (invio di e-mail) è stato creato nel 1982. IMAP (scaricare e-mail) è stato creato nel 1986. Se si pensa a tutto ciò che è cambiato con la tecnologia dagli anni ’80, è sconcertante pensare che ci si possa ancora affidare a protocolli così vecchi.
Poiché la posta elettronica è costruita su standard aperti, è rimasta decentralizzata. A differenza di molti altri tipi di tecnologia al giorno d’oggi nessuna singola azienda può possederla e controllarla. Chiunque può avviare un’azienda che fornisce un servizio di posta elettronica, e sarà compatibile con tutte le altre piattaforme di posta elettronica presenti sul mercato. Se la posta elettronica fosse costruita su un sistema chiuso, sarebbe probabilmente controllata da una manciata di grandi aziende tecnologiche, proprio come alcune delle più recenti modalità di comunicazione.
Ma c’è un lato negativo nella natura aperta della posta elettronica. Negli ultimi due decenni, l’email non ha ricevuto molta attenzione o investimenti finanziari. Nei primi anni 2000, l’innovazione più significativa è stata l’offerta di un gigabyte di memoria da parte di Google. Da allora, qual è stata l’ultima considerevole innovazione che abbiamo visto nella posta elettronica? Se non ti viene in mente niente, è perché non c’è stato molto. È perché, anche se chiunque può avviare un servizio di posta elettronica, Big Tech – principalmente Google, Microsoft e Apple – controlla ancora la stragrande maggioranza degli account di posta elettronica attivi.
Dal momento che ogni dispositivo includeva un account di posta elettronica “abbastanza buono” e gli account di posta elettronica sono stati regalati come caramelle ad Halloween, non c’era molto mercato per chiunque che si presentasse con una soluzione nuova (e a pagamento). App come Mailbox e Sparrow offrivano alcuni nuovi trucchi per l’interfaccia utente, ma non avevano modelli di business validi e non riuscivano a convincere molte persone a pagare l’abbonamento a un’app. C’era poco incentivo per chiunque a innovare.
Inoltre, la natura aperta della posta elettronica si è trasformata in un paradosso, dove è quasi impossibile modernizzarla senza che praticamente tutti i provider di posta elettronica siano d’accordo sul cambiamento. Questa situazione di stallo ha portato allo sviluppo di una serie di nuovi servizi progettati per snellire le comunicazioni. Le aziende avevano bisogno di nuove soluzioni, così si sono costruite le proprie. Durante la crescita dell’economia delle app, servizi come WhatsApp sono stati progettati per eliminare i costi degli SMS. Slack e Microsoft Teams sono stati creati per aiutare a risolvere infiniti thread di e-mail. Sebbene tutti questi nuovi servizi siano divertenti ed emozionanti, sono tutti costruiti su piattaforme chiuse.
C’è sicuramente un posto per la messaggistica, ma la posta elettronica è ancora il portafoglio di comunicazione centralizzato per molte cose che accadono nel nostro lavoro e nella vita personale. Quando si vuole raggiungere un nuovo cliente, si utilizza la posta elettronica. Quando avete bisogno di archiviare le vostre spese di fine mese, troverete quelle ricevute nella vostra e-mail. L’e-mail è ancora il punto focale per contenere le nostre memorie digitali e la maggior parte delle nostre comunicazioni in uscita, cross-organizzazione.
La svolta post-pandemica
Tuttavia, nel 2020, siamo stati tutti gettati in una spirale, grazie a una pandemia globale. Ci siamo affidati sempre più alla tecnologia per far progredire le nostre organizzazioni e il nostro lavoro. Per quanto la gente abbia cercato di allontanarsi dalla posta elettronica, si è resa conto che è ancora il modo più efficiente per comunicare. Le persone si sono rese conto che hanno ancora bisogno e utilizzano quotidianamente la posta elettronica anche con nuovi strumenti come Microsoft Teams e Slack, soprattutto perché intere aziende sono passate al lavoro a distanza. E se hanno ancora bisogno della posta elettronica, allora tutti questi strumenti basati sulla chat sono solo un’altra casella di posta in arrivo da controllare e gestire. Si è creato un sovraccarico di messaggi. Ci ritroviamo con più piattaforme o applicazioni da gestire, più distrazioni e più tempo sprecato nella ricerca di informazioni e compiti sparsi in una moltitudine di servizi.
Ecco perché la posta elettronica deve evolversi in qualcosa di più aggiornato e più snello. Lo stress costante di saltare tra le app per la chat, le app per la gestione dei progetti, i documenti condivisi e persino il vostro calendario sta prendendo il sopravvento. Ciò di cui abbiamo bisogno è una soluzione che migliori il modo in cui comunichiamo e collaboriamo piuttosto che ostacolarlo, una soluzione che reimmagini come sarebbe la posta elettronica se fosse stata costruita oggi.
È chiaro che dobbiamo riprogettare la posta elettronica da zero e semplificare il modo in cui le persone comunicano tra loro, non più come nel 1969. Dobbiamo ripensare le nostre comunicazioni da una prospettiva del 21esimo secolo. Abbiamo bisogno di soluzioni tanto potenti quanto semplici, ma il punto è che abbiamo bisogno della posta elettronica.
Probabilmente è per questo che abbiamo iniziato a vedere molte novità sulla posta elettronica. Innumerevoli nuovi prodotti associati alla posta elettronica sono stati lanciati nel 2020. OnMail, un nuovo servizio di email dai creatori dell’applicazione e-mail di Edison, è stato annunciato ad aprile e lanciato poche settimane fa. Readdle, creatore di Spark, ha continuato a riversare energia e investimenti nella sua app. Con tali investimenti in nuove app e servizi e-mail, è chiaro che la posta elettronica sta tornando a essere il beniamino della Silicon Valley. C’è stata più innovazione nella posta elettronica negli ultimi due anni che negli ultimi 10.
Quando il nostro mondo si è ribaltato nel 2020, ci siamo ritirati verso gli strumenti che conosciamo e di cui ci fidiamo. Tutti si stanno rendendo conto che l’e-mail è di nuovo attraente.
