Secondo quanto riferito da Justin Pot di Zapier, mentre le persone iniziano a tornare in ufficio, sarebbe utile che portassero con sé alcune abitudini tipiche del lavoro da remoto, emerse durante le riunioni online.
Zapier, 3 abitudini del lavoro da remoto da portare in ufficio
Il 2020 ha cambiato il lavoro, forse per sempre. Milioni di persone hanno iniziato a lavorare da remoto per la prima volta, e hanno capito che non è proprio come lavorare in un ufficio. A questo proposito, quando le persone inizieranno a tornare in ufficio, Justin Pot di Zapier spera che i dipendenti portino con sé alcune delle lezioni che hanno imparato dalle riunioni online per migliorare le riunioni in presenza. Ecco tre regole ereditate dallo smart working da ricordare in vista del ritorno in ufficio.
1. Riunioni online, il problema del lag e il “galateo improvvisato”
Qualcuno ha mai provato a cantare con gli altri su Zoom? Quasi certamente no, ma a prescindere, non è proprio possibile. Il problema è il lag.
Il lag è il divario tra quando un utente inizia a parlare e quando tutti gli altri partecipanti collegati alla riunione ricevono l’audio: un fenomeno inevitabile nelle videochiamate. Il risultato: le voci delle persone si sovrappongono senza volerlo. In simili circostanze, Justin Pot di Zapier ha notato l’esistenza di uno specifico modello, una sorta di galateo improvvisato, che si è sviluppato in risposta al ritardo nelle riunioni e funziona nel seguente modo: “Due o più persone iniziano a parlare allo stesso tempo. Dopo un secondo, entrambi si accorgono che sta succedendo e smettono di parlare.
Una o entrambe le persone dicono ‘vai avanti’ all’altra. Una persona va avanti e fa il suo punto. Questa persona, quando ha finito, chiede all’altra cosa voleva dire. È una cosa così piccola, ma l’ho vista accadere organicamente in diversi contesti: lavoro, chiesa, happy hour su Zoom. Ci sono variazioni. A volte è un’altra persona che monitora la conversazione per assicurarsi che tutti abbiano un turno, per esempio. Tuttavia, il modello è abbastanza coerente, e funziona abbastanza bene. E la parte migliore è che molte delle persone che lo fanno non sono nemmeno consapevoli di cosa sia il ‘ritardo’. Stanno solo rispondendo ai limiti della tecnologia in un modo che sembra naturale. Non c’è lag nella vita reale, naturalmente, ma penso che questa abitudine dovrebbe rimanere in giro a prescindere.
Almeno, l’intenzione che c’è dietro dovrebbe rimanere”.
Secondo Justin Pot, quindi, dare del proprio meglio per lasciare che gli altri parlino rappresenterebbe un comportamento ideale, al pari di assicurarsi che tutti i presenti siano stati ascoltati.
2. Programmare un tempo per la socializzazione
C’è un vuoto imbarazzante all’inizio di ogni riunione video: quei due minuti in cui tutti cercano di accedere e/o capire perché il loro microfono non funziona. Questo è il motivo per cui, a Zapier, generalmente le riunioni non cominciano formalmente fino a pochi minuti dopo l’orario previsto. Questo crea un tempo improvvisato per socializzare, che rende le riunioni video più divertenti.
Alcuni team vanno oltre. Il team di content marketing di Zapier programma una riunione facoltativa dopo le riunioni mensili, in modo che i dipendenti possano aggiornarsi tra loro. Secondo Justin Pot, qualche minuto di socializzazione programmata è un buon modo per inserire un po’ di umanità in un ambiente di lavoro virtuale che può essere alienante.
Allo stesso modo delle riunioni online, anche gli uffici possono essere alienanti: la maggior parte delle riunioni in presenza cominciano con una conversazione informale, ma lasciare intenzionalmente spazio a qualche minuto di socializzazione sarà ugualmente importante quando le persone si abitueranno a vedersi di nuovo. Le persone dovrebbero essere incoraggiate a presentarsi qualche minuto prima per una riunione, forse, o ci potrebbe essere tempo per la conversazione all’ordine del giorno.
Prendersi qualche minuto per vedere come stanno le persone è fondamentale.
3. Accettare e sfruttare il multitasking
Una delle caratteristiche del lavoro a distanza che Justin Pot di Zapier preferisce è la capacità di essere multitasking durante le riunioni in cui si è solo marginalmente coinvolti: “Ammetto di usare la funzione di pianificazione di Slack per nascondere il fatto che sto lavorando mentre ascolto le presentazioni che non hanno impatto sul mio flusso di lavoro quotidiano. La realtà è che la maggior parte delle riunioni non richiedono la mia piena attenzione. Ecco perché spesso ho una riunione in background mentre lavoro a qualcos’altro. A volte inizio a lavorare durante una presentazione e mi rendo conto che è rilevante o interessante per me, ed è allora che inizio a prestare la massima attenzione. Questo accade solo perché ho la possibilità di fare multitasking. Penso che le aziende dovrebbero cercare di mantenere qualche versione di questo in ufficio. Forse i lavoratori in ufficio dovrebbero avere la possibilità di chiamare in auditorium e sale conferenze, o forse dovremmo semplicemente normalizzare le persone che non sono fondamentali per una conversazione lavorando sui loro computer portatili durante le riunioni. C’è un vantaggio in questo tipo di multitasking: può mantenere le persone impegnate senza impantanare completamente i loro calendari. Naturalmente, questo richiede fiducia. I manager devono credere che i loro dipendenti stiano lavorando a qualcosa di rilevante, non a navigare su Facebook, e avere fiducia che i loro dipendenti siano in grado di sapere quando devono prestare attenzione. Questo tipo di fiducia è importante in un contesto remoto – è l’unico modo in cui il sistema può funzionare. Le aziende che tornano in ufficio trarrebbero beneficio dal continuare a fidarsi dei loro dipendenti come fanno quando tutti sono a distanza”.
